Els clubs interessats en organitzar conjuntament amb la Federació la Festa Catalana dels Escacs del 2018, cal que presentin les seves propostes abans del dia 23/02/2018 a les 19 hores. La Federació valorarà les opcions presentades i decidirà si accepta alguna de les propostes, obre un nou termini de licitació o l’organitza la pròpia Federació. Tindran prioritat les licitacions dels clubs de Barcelona, ja que aquest any li tocaria organitzar-la a la Delegació de Barcelona.
Els actes a organitzar són els següents:
- Dia 23/09/2018: Campionat de Catalunya de partides ràpides per equips. La participació aproximada d’altres anys a Barcelona ha estat d’uns 80-90 equips de 4 jugadors. Horari de 9:30 a 13:30. Activitats paral·leles complementàries per acompanyants (visita turística guiada).
- Dia 23/09/2018: Dinar de germanor, capacitat de 300 persones. Horari de 14:30 a 18 hores. Lliurament de premis de la temporada durant el dinar de germanor.
EL CLUB ORGANITZADOR ES FA CÀRREC DEL SEGÜENT:
Fer la sol·licitud i enviar-la per correu electrònica, en la qual ha d’indicar:
a) LOCAL DE JOC :
- Indicar si disposa d’aire condicionat.
- Indicar si disposa de connexió a Internet.
- Indicar tipus de local: si és un pavelló, un club, un hotel o un local municipal o privat.
- Indicar els metres quadrats disponibles per a la competició.
- Fer-se càrrec de les següents despeses derivades de l’organització del torneig: Pagament de les despeses derivades de la sala de joc: Lloguer, muntatge, taules, numeració de les taules, plafó informatiu, cadires, megafonia, material oficina (folis, tisores, bolígrafs, cel·lo, tinta impressores, xinxetes, etc.) i el transport del material.
b) OFERTA HOTELERA PER DORMIR LA NIT ANTERIOR A LA FESTA:
- Indicar nom de l’hotel amb capacitat d’habitacions, categoria (nombre d’estrelles, hostal, apartahotel, etc.), tipus de dinar (bufet o menú), preus, serveis addicionals de l’hotel (piscina, aire condicionat, Internet, etc.).
- Garantir una capacitat hotelera garantida d’un mínim d’allotjament de 10-15 persones.
- Indicar distància de l’hotel a la sala de joc.
c) RESTAURANT:
Fer una proposta de dinar de germanor en el restaurant o càtering amb diferents alternatives i preus de menús. El restaurant amb una capacitat aproximada de 300 persones haurà de disposar de megafonia i d’espais amplis (amb bona visibilitat per a tots els assistents) per poder realitzar el lliurament de premis.
d) ALTRES:
- Opcionalment, fer-se càrrec de les despeses derivades per aconseguir i lliurar un obsequi de record als participants i acompanyants a la Festa.
- Organitzar conjuntament amb la Federació activitats paral·leles per als acompanyants com ara: visita guiada, conferències, etc.
- El club organitzador designarà una persona de contacte per als tràmits organitzatius, així com un delegat del club durant els dies de la competició.
- Es valorarà la col·laboració de l’Ajuntament de la localitat i els possibles patrocinadors tant públics com privats.
LA FEDERACIÓ ES FA CÀRREC DEL SEGÜENT
- Tota la part tècnica del torneig: inscripcions, confecció de les circulars, informació per Internet, etc.
- Supervisar i donar el vist i plau a les instal·lacions, tant de la sala de joc i material de joc, com de l’hotel i les seves condicions (menjar, serveis, etc.).
- Nomenar un delegat federatiu que serà el nexe d’unió entre la Federació i l’entitat organitzadora.
- Resoldre els temes esportius i disciplinaris que es derivin de l’organització de la competició.
- Nomenar i gratificar els tècnics d’arbitratge.
- Proporcionar el material de joc i els trofeus de la competició.
- Reserva, cobrament i pagament de la despesa hotelera.
- Lliurar les invitacions a les autoritats de les institucions públiques i privades que correspongui.
- Realitzar un reportatge fotogràfic.